06/03/2024

De Europese Unie heeft ambitieuze doelstellingen vastgesteld voor de digitalisering van facturatieprocessen, waarbij e-facturatie als een centraal element wordt beschouwd. Ondanks deze ambitie is het verrassend dat slechts 15% van de facturen elektronisch wordt verzonden in een tijdperk dat sterk is gedigitaliseerd.

1. Het Europees Peppol-initiatief

Vroeger was Mercurius het enige softwareplatform tussen overheden. Dit federaal platform verbond alle overheidsinstanties, maar een gelijkaardig platform met dezelfde standaarden en afspraken bestond niet in de B2G-context. Het Peppol-initiatief, bekend als het Pan-European Public Procurement Online, werd op 16 april 2014 gelanceerd en is een internationaal netwerk dat via access points, zoals Mercurius, e-procurement en e-facturatie faciliteert.

Zo biedt het een gestandaardiseerde aanpak voor elektronische facturatie door een gemeenschappelijke taal te bieden voor de uitwisseling van facturen tussen verschillende partijen. Op deze manier kunnen ondernemingen en overheidsinstanties naadloos communiceren zonder zich zorgen te maken over compatibiliteit. Bedrijven vereenvoudigen hun facturatieprocessen en vergroten hiermee hun bereik.

Het Peppol-kader bevordert met andere woorden de samenwerking en standaardisatie, waardoor obstakels voor e-facturatie en online overheidsopdrachten kunnen worden overwonnen, ten voordele van zowel bedrijven als overheidsinstanties.

2. Het Belgisch wetgevend kader

    2.1.    B2G - 1 maart 2024

In lijn hiermee heeft de Belgische overheid op B2G-niveau maatregelen genomen om e-facturatie te bevorderen. Het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 betreffende elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten[1] illustreert dit. Vanaf 1 november 2022 was het verplicht om alle facturen vanaf de EU-drempelbedragen elektronisch te versturen, en vanaf 1 mei 2023 gold dit voor alle aanbestedingen met een waarde vanaf 30.000 EUR.

Sinds 1 maart 2024 moeten Belgische overheidsinstanties elektronische facturen ontvangen voor opdrachten van meer dan 3.000 EUR (excl. btw).

    2.2.    B2B - 1 januari 2026

Ook in de B2B-sfeer heeft de Belgische wetgever maatregelen genomen om e-facturatie te reguleren en te standaardiseren. Het wetsontwerp van 28 december 2023 voor elektronische facturatie[2], dat op 1 januari 2026 in werking treedt voor alle bedrijven, legt niet alleen de verplichting op om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken, maar biedt ook duidelijke richtlijnen voor de implementatie ervan.

3. De voordelen van e-facturatie en e-procurement

Wat betekent eigenlijk een e-factuur? Een e-factuur is een XML-factuur die voldoet aan de Europese norm (PEPPOL, versie 2 of 3) en die wordt aangeleverd volgens de Peppol-afspraken.

De positieve aspecten van de overgang naar e-facturatie manifesteren zich in zowel efficiëntie als kostenbesparingen. In tegenstelling tot de tijdrovende en foutgevoelige aard van traditionele papieren factureringsprocessen, biedt e-facturatie niet alleen financiële voordelen maar versnelt het ook het betalingsproces van facturen en bevordert het de controle hierop. Het is dan ook begrijpelijk dat de Belgische overheid streeft naar een snelle integratie van elektronische facturatie.

Daarnaast richt het PEPPOL-initiatief zich op het verminderen van administratieve lasten en het bevorderen van transparantie door over te stappen op online sluiting van overheidsopdrachten met e-procurement.

Een voorbeeld hiervan is de rapportageverplichting. Uiterlijk 15 maart 2024 dienen alle aanbestedende overheden de waarde van alle aanbestedingen boven de 30.000 EUR te rapporteren per soort opdracht (werken, leveringen of diensten) van de afgelopen drie jaar. Vanaf 2025 wordt dit een jaarlijkse verplichting in plaats van een driejaarlijkse, inclusief voor kleine opdrachten (> 3.000 EUR). Aanbestedende overheden die gebruik hebben gemaakt van e-procurement hoeven niets extra's te rapporteren, aangezien de gegevens automatisch worden doorgegeven.

4. Conclusie

Kortom, de overgang naar e-facturatie en online overheidsopdrachten met e-procurement is een belangrijke stap naar efficiëntie en transparantie in de overheidssector en in de bedrijfswereld. Met initiatieven zoals Peppol en wetgevende maatregelen zoals het wetsontwerp voor elektronische facturatie, is België goed gepositioneerd om de voordelen van digitalisering te benutten en haar concurrentiepositie te versterken in een steeds digitaler wordende wereld.

Het is echter belangrijk op te merken dat de overgang naar e-facturatie en online overheidsopdrachten uitdagingen met zich meebrengt. De complexiteit van de regelgeving en de vereiste administratieve stappen kunnen obstakels vormen voor bedrijven. Daarom is samenwerking tussen overheidsinstanties en belanghebbenden essentieel om een soepele overgang te garanderen.

Wenst u meer te weten over e-procurement of heeft u vragen bij een aanbesteding? Ons kantoor staat u graag bij om al uw vragen te beantwoorden.